Evita el GASTO HORMIGA

"Gasto hormiga" Uno de los problemas más habituales que hoy tienen las empresas en sus gastos de sus insumos para sus operaciones o la actividad de sus equipos de trabajo, existe un problema que las áreas comerciales en cuestión de compras no ven , porque solo se basan en sus presupuestos otorgados para este rubro, eso hace tener solo una percepción del buen manejo de sus gastos, pero sin darse cuenta que si realizan una evaluación más estricta en sus gastos y la utilidad de sus insumos, incluyendo el buen manejo pero principalmente que deben comprar lo que solo en realidad es indispensable para cada una de las actividades de su empresa, sin dejar de pensar que cada uno de contar con todo lo necesario para el buen funcionamiento de sus empresa.

Disciplina en Compras: Mantener una disciplina de compras inteligentes no significa necesariamente austeridad absoluta, se trata de comprar sólo lo necesario y evitar las compras emocionales. Solo planifica tus compras y genera un control de cada uno de tus insumos.

Imprevistos: En tu plan de gastos considera algunos aspectos que podrían ocasionar gastos sorpresivos, sin embargo, trabaja y haz que el negocio trabaje para prevenir en lugar de reparar.
Área de Compras: Invertir en capacitación es invertir en evitar el re trabajo. Esto se da cuando un colaborador poco adiestrado comete un error y destinamos mayores recursos, personal y tiempo a solucionar el problema.
Planifica: Haz un recuento de los rubros en los que puedes recortar gastos, crea campañas internas para ahorro de consumibles de oficina (papelería, tinta, etc), implementa políticas para el ahorro de insumos.

Esto te hará ver las cosas de diferente forma y te darás cuenta que por mucho tiempo y en los gastos realizamos muy pequeños o insignificantes en ese largo tiempo es un gasto enorme que pudieses haberlo utilizado para motivar a los empleados costeando campañas para el mejor empleado u otorgar beneficio por ese gran desempeño, por ejemplo:

Una lista eficiente es una forma práctica de mejorar tu operación y ahorraras de un 25% a 40% en tu gasto de caja chica para este rubro. 

En muchas ocasiones se puede pensar que por un pequeño gasto no pasa nada, pero el problema de estos gastos está en que poco a poco se van acumulando a la vez que el dinero se va de la empresa. Recuerda que el todo es la suma de las partes.

Nosotros te ayudamos a suministrar tus artículos para tu oficina, llevándote un control estricto de tu inventario, creándote indicadores de gastos en sus diferentes rubros, creándote información para un mejor control y toma de decisiones en tus futuras compras.

Para nosotros tu opinión es lo más importante, Déjanos tus comentarios, estamos a tus órdenes.

Visita y conoce nuestros servicios.

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Las Operaciones en las Empresas y su Mejora

En mi experiencia profesional, he visto empresas con problemas de gastos, ciclos, largos de tiempo, desconocimiento de usos de recursos, sin procesos, desorden que genera una mala calidad en sus servicios, etc.

En la mayoría de las empresas, estos problemas operativos vienen de la alta dirección, ya que son ellos quienes deciden como utilizar sus recursos.
Para asegurar la adecuada gestión dentro de las empresas, los altos mandos deben preocuparse por sus operaciones, además de enfocarse mas en las estrategias y sus problemas operacionales que están ocurriendo. En muchas ocasiones están demasiados preocupados en sus ingresos que como crear mayores recursos pero bien organizados.
Aspectos que pueden mejorar:

1. Para mejorar las operaciones, los empleados de todos los niveles deben entender las prioridades de la empresa y ser capaz de aplicarlos en su trabajo diario.

2. Las empresas deben centrarse en el desarrollo de sus procesos y asumir que los resultados económicos vendrán después. Para ello, la alta Dirección debe trabajar con un cuadro de mandos operacional para evaluar el rendimiento desde la perspectiva del cliente, como puede ser el porcentaje de reclamaciones (y por supuesto poner los medios para medirlas). Posteriormente, se pueden realizar Sistema de Incentivos ligados a estas medidas operacionales.

3. Otro causa en la que se debe enfocar es cambiar la actitud de los equipos de trabajo, estos siempre han sido un problema a cusa raíz, a pesar que se puede decir que son estilos de trabajo tan diferentes que pueden existir dentro del mercado laboral, lo importante es desarrollar a cada integrante lo mejor de su experiencia y especialidad, esto generara una mejor destreza para realizar las funciones enfocadas siempre al servicio y atención a los clientes y siempre tendrá una percepción de mejora. 

4. Esto es lo más complejo de cambiar dentro de las empresas, el demostrar que tan importante es representar el valor que generen para los objetivos de las empresas, con este forma de gestión el desarrollo de los empleados sera mas consistente, generara una mejor actitud, un compromiso para resolver de forma pro activa los problemas. Esto cuando se ven los resultados se tiende a mejorar incentivos, creando un ambiente de trabajo con competitividad.

5. Para tener una organización en sus procesos es importante que la cabeza sea quien inicie este cambio, se tiene que plantear dónde estamos? Que buscamos? Y adonde debemos llegar? Estas preguntas tan sencillas pero que son tan indispensables que se difundan a cada empleado para que realmente se sienta como parte de esta empresa y crea en sus proyectos, toda la organización debe tener en mente la dirección a donde vamos como empresa, Hoy las empresas que venden un servicio o producto solo se enfocan a las ventas pero se esto dejando atrás una parte importante que son las áreas de Operaciones, área que sino está correctamente definida con el tiempo se verán reflejados todos los problemas que esto genera, si las áreas de operaciones están bien estructuradas para aplicar cada función y detectar cada desvió en los procesos, las áreas de ventas y administración serán áreas perfectamente organizadas y mostraran una organización correcta la cual llevara a tener mejores proyectos para nuevos clientes.

6. Las áreas de Operaciones dentro de las empresas deben tener la funcionalidad de operar de forma lineal y solo gestionar el problema cuando este aparezca y realizas las correcciones necesarias a los procesos desde raíz, des afortunadamente las empresas piensas que estas áreas son área de corrección y no de Operación y Gestión

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7. Ver los problemas como una oportunidad de mejora continua. En lugar de trabajar más, trabajar de forma más inteligente y buscar la raíz del problema para eliminarlo cuando aparezca y que no vuelva a suceder. Por ejemplo, se pueden detallar procedimientos para la mayoría de las actividades. la estandarizacion de procesos lo hará más sencillo identificar cuando un proceso no se está desarrollando como se esperaba y es susceptible de llevar a cabo una mejora.

Almacenamiento y Administración de ARCHIVOS

Almacenamiento y administración de archivos

Actualmente existen empresas que cuentan con una capacidad instalada para almacenar y administrar sus archivos tanto muertos como activos, estas se establecen en zonas de bajo riesgos con sus medidas de seguridad propias para resguardar los archivos, con características con las cuales se puede ofrecer una respuesta inmediata a sus requerimientos de almacenaje y consulta de sus archivos a un bajos costos.

Al utilizar este tipo de servicios, obtendrá de inmediato grandes ahorros ya que únicamente pagará por el espacio ocupado por sus archivos, reduciendo con esto el pago de espacios innecesarios la cual puedes utilizar de una mejor forma que genere utilidad para su negocio, así como el pago de personal dedicado para su administración.

Consultas de archivo

  

El procedimiento para llevar acabo consultas al archivo en resguardo podrá ser tan variada como los mismos requerimientos del cliente.

Actualmente se puede realizar a su disposición diversos tipos de servicio como lo son:

  Consulta en nuestras instalaciones

  Consulta en las instalaciones del solicitante

  Consulta en las instalaciones de un tercero.

  Consulta vía electrónica.

Todos estos servicios podrán ser llevados a cabo por expediente, caja o conforme a sus requerimientos. Siempre con un registro de quienes son los solicitantes de acuerdo con lo acordado de los clientes.

El procedimiento es mediante solicitud de servicio escrita firmada por personal autorizado para tal efecto, en el que se da a conocer la información requerida, así como la forma de la consulta, la cual previa verificación de las firmas autorizadas para solicitar la misma, procederá a la búsqueda de su archivo.

El archivo requerido, estará disponible en el lugar que señale el cliente de acuerdo a las políticas contratadas.

Recepción de archivo

Los procesos para una recepción adecuada de su archivo, es el determinar y sustituir las cajas que no permita su adecuado almacenaje o bien que ponga en riesgo la integridad de su archivo.

Para tal efecto, C&S Logistics ponemos a su disposición cajas de archivo especialmente diseñadas para la adecuada conservación y manejo de la información.

Ingreso de archivo

Los procesos para realizar el ingreso a sus instalaciones se llevan a cabo por medio de codificaciones en códigos de barras para cada ingreso y controlar de forma correcta su archivo, de esta forma se realizan una búsqueda inmediata de el lugar y posición donde se encuentra toda la información.

  

Envío y recolección de archivo

Para el envío y recolección de sus archivos, estas empresas cuentan con el equipo de transporte y personal altamente capacitado para hacer este proceso un movimiento ágil seguro, con la tranquilidad de que podrá usted recibir su archivo en la comodidad de sus instalaciones o bien, liberar su espacio productivo en un tiempo satisfactorio.

Destrucción

Para la destrucción de archivos, las administradoras le ofrece asesoría especializada en organización y depuración documental, ayudándolo a seleccionar los archivos útiles que por disposiciones de ley son obligatorios conservar, así como todos aquellos archivos históricos que por requerimiento propio sea necesario conservar.

Así mismo se programan de manera coordinada las destrucciones de los archivos que han cumplido su vida útil, dejando constancia de este acto y de ésta forma, reducir con ello su costo de almacenaje y custodia.

En caso de ser requerido por circunstancias particulares, el proceso de destrucción podrá ser llevado a cabo ante la presencia que las empresas lo requieran, quien dará fe de dicho acto y certificará el mismo mediante el acta correspondiente.

Sistemas de Seguridad

Para el adecuado resguardo de su valioso archivo, las instalaciones de las administradoras cuentan cotas las medidas de seguridad necesarias como:

 Sistemas contra incendio.

  Alarma contra incendios que se monitorea las 24 hrs del día

  Vigilancia las 24 hrs del día

  Sistema de CCTV digital con grabación y acceso por Internet

  Programa de fumigación mensual, que prevé el surgimiento de plagas dañinas para su archivo.

Elije el papel correcto para tu oficina

El papel en las oficinas puede ser importante para reducir costos, utiliza el papel en sus diferentes tipos, primero haz un evaluación de cuanto papel y para lo utilizas de esta forma puedes comenzar a segmentar la utilización internamente y comercialmente te veras beneficiado en tu presupuesto.

Econcomíco

El papel de impresión económico suele ser el tipo mas barato que puede haber disponible. Se puede utilizar con muchos tipos de impresora pero no se recomienda para impresiones profesionales de negocios, o a color en impresoras de inyección de tinta o láser. este tipo de papel lo puedes utilizar para mantener solo información interna y que solo se reguarda.

Copia

El papel de copia es fabricado para usarse mejor en fotocopiadoras en blanco y negro. No maneja la impresión a color y no funciona bien con las impresoras láser. Este puede ser un poco más caro que el papel económico y se utilizan mejor en las empresas que se dedican a la impresión masiva.

Láser

El papel láser está hecho especialmente para manejar la impresión térmica de una impresora láser. Es un poco más caro que otros tipos de papel, pero ofrece el mejor resultado con una impresora láser de color o blanco y negro, y pueden ser utilizados en una impresora de inyección de tinta, pero no te darán los mejores resultados.

Inyección de tinta

El papel de inyección de tinta está hecho para ser utilizado en impresoras de inyección de tinta. Este papel es de calidad comercial y se puede utilizar en impresiones a color de calidad. El papel de inyección de tinta no es adecuado para la impresión con una impresora láser y puede ser más costoso que el de copia o el económico, pero es recomendado para dar una mejor imagen a tu negocio y sobre todo para tus clientes.

Peso y brillo

El peso y el brillo de cada clase de papel debe ser considerado en función de lo que desees imprimir. Cuanto más alto sea el número del brillo, más blanco sobresaliente será el papel. Del mismo modo, cuanto mayor sea el número del peso, más grueso será el papel.

Papel Ecologico

También existe el papel ecológico, hechos de material reciclado y biodegradable que no daña nuestro medio ambiente, este es una buena opción para usarlo internamente y que te dara un gran satisfacción el que tus clientes se enteran que tu negocio esta ayudando a cuidar el medio ambiente.

Cuando adquieres una impresora para tu oficina, muchas veces sus especificaciones te ayudan a saber que tipo de papel debe ser utilizado para la calidad en la impresión, solo revisa correctamente tus verdaderas necesidades y tendrás resultados.

Tu lista de suministros de Oficina Importante

Cómo hacer una lista de suministros para una oficina

Una empresa exitosa depende de una administración eficiente de sus oficinas. Crear y mantener una lista de suministros para oficina es una manera de mantener la misma funcionando con un desempeño máximo. Dicha relación es un inventario de materiales requeridos para que la misma realice sus funciones diarias. Utilizar un registro de este tipo te asegura que no olvidarás artículos importantes cuando encargues los suministros, si tu lista cuenta con un valor agregado que son tener las imágenes de tus suministros, esto ademas de tener un servicio de alto desempeño les dará a los integrantes de tu empresa o negocio una visión mas real de que es lo que están solicitando para sus actividades diarias, asi mismo ayudara a no solo pedir por pedir sino que lo que tienes de suministros son los adecuados para mantener en excelente funcionamiento a tu empresa o negocio.

Haz un inventario de todo el equipo de oficina empleado por todo el personal de tu compañía. Para poder compilar una lista exhaustiva, lleva a cabo un recorrido de tus instalaciones. Toma nota del material que utilizas tú. haz el recorrido a lo largo del edificio incluidos todos los departamentos por ejemplo: fotocopiado, de correo, el área de recepción, las salas de descanso y los baños, no dejes pasar ningún lugar sin visitar todo es importante.

Ubica cada producto en una categoría específica. Esto eliminará los duplicados. Las categorías incluyen suministros generales, tecnología y equipo electrónico, productos de papelería y de escritorio, material de limpieza y misceláneos.

Evalúa los requerimiento de la operación de cada pieza de maquinaría. Como son las impresoras que necesitan tinta. Los computadores, cables. Los archivadores requieren carpetas. Las cafeteras, filtros. Los dispensadores de jabón necesitan ser llenados, este tipo de suministros también son de suma importancia y que genera un costo a la empresa o negocio.

Crea una hoja de calculo con los datos que recolectaste. Puedes usa columnas separadas para describir las diferentes categorías, manten tu lista de suministros actualizada, puedes utilizarla como inventario, asignale números de identificación a cada suministros, esto te ayudara a tener una vista completa de como están siento utilizadas y también cuando y como comprarlos.

Si te gusto el tema compártelo para alguien puede ser de utilidad.

Porque un presupuesto para los suministros de oficina de tu empresa

Un presupuesto de suministros de oficina

El presupuesto de suministros de oficina es un desglose de los costos que pueden servir como un plan de gastos. En forma escrita, el presupuesto especifica cómo la empresa va a gastar los fondos designados para los suministros utilizados en las operaciones de la oficina. Este presupuesto de comprenderse fácilmente y respetado. El presupuesto de suministros de oficina es necesario para medir los gastos de una empresa. Un presupuesto te permitirá gestionar los costos de manera eficiente y mantener un rango de gastos de funcionamiento razonable que no superará los ingresos. Un presupuesto de suministros de oficina generalmente incluye sólo los gastos que son absolutamente necesarios para el funcionamiento de un negocio y no solo con los insumos de oficina, son necesarios para toda una empresa, esto te visualizar el avance de tu empresa de forma eficiente, también es un indicador poderoso para la toma de decisiones.

Crea una lista (base de datos) con los suministros de oficina que son mas esenciales para el funcionamiento del negocio, tanto como de papelería como de materiales y equipos mas especializados.

Revisa los costo de los insumos y obtén una cantidad total mensual por cada uno. Detalla en la hoja de cálculo incluyendo todos los costos individuales para cada artículo junto para el total del presupuesto mensual. Multiplicando el total mensual por 12 y el importe del presupuesto anual de suministros de oficina. incrementa siempre un 10 por ciento adicional como provisión o para la expansión.

realiza un estudio de mercado con diversos proveedores de suministros de oficina para encontrar los precios más rentables. En una hoja de cálculo independiente puedes revisar y comparar los datos de diferentes proveedores de los artículos que utilizas regularmente para realizar negocios. Calcula las estimaciones de proveedores para el costo promedio mensual aproximado. Incluye estos datos, no olvides incluir el 10 por ciento en la hoja de cálculo.

Evalúa y revisa el presupuesto sobre una base mensual. usa una base de datos (hoja de calculo) como herramienta para un presupuesto, para manejar las finanzas de suministros de oficina. Dale el seguimiento al presupuesto de suministros de oficina de forma coherente. Ajusta y revisa regularmente los precios y el uso de la oferta. Ajusta el presupuesto de acuerdo con los nuevos hallazgos y recorta cuando sea posible. Si se produce un exceso de gasto, toma medidas para encontrar reducciones en otras formas mediante el aprovechamiento de las ventas y otras ofertas de los proveedores.

Existen proveedores independientes que pueden ayudarte a conseguir los mejores precios a tu lista de suministros de oficina, pero sobre todo te dan una atención personalizada, es asi que ellos pueden ofrecerte valor agregado a sus servicios haciendo que ellos mismo pueden mantenerte al tanto de tus necesidades y mantener tu presupuesto siempre eficiente.

Les dejo un correo donde pueden contactarme y ponerme a sus ordenes!! solodoc.e33@gmail.com

Reduce gastos de suministros de oficina en tu negocio o empresa

Cómo reducir los gastos de suministros de oficina

           Guarda todos los suministros en un lugar para que solamente una persona tenga acceso.

    Realiza un inventario preciso de tus suministros de oficina y repite el proceso dependiendo del tamaño de tu oficina, negocio o empresa.

    Compra sólo las cosas que necesitarás realmente en grandes cantidades.

    Antes de comprar revisa varias opciones para obtener el mejor precio, ademas si existiera alguna promoción aprovéchala estas son grandes ventajas y se presentan todo el tiempo.

   

        Ahorra dinero en papel invirtiendo en una impresora multifuncional que cuente con un software que permita controlar la totalidad de impresiones que genera tu negocio, esto te ayudara mucho para saber también que esta sucediendo en tus operaciones.

Localiza precios sobre el rellenado de cartuchos de tinta de oficina. Ya existen muchos establecimientos que ofrecen este servicio, puedes utilizar cartuchos rellenos para todas tus actividades en lo general y cartuchos nuevos para lo mas importante.

      

Si eres un negocio que inicia y no tienes mucha inversión para comprar suministros tipo muebles para oficina puedes buscar de segunda mano usados puedes conseguir escritorios, sillas, armarios y otros suministros de oficina si sólo necesitas algunos objetos. Puedes encontrar buenos muebles por mucho menos dinero si los compras usados.

Si no tienes el tiempo y buscas todos estos consejos, te podemos ayudar con tus suministros de oficina para que tengas un mejor control y reduzcas gastos en tus operaciones.

Queremos ser no solo tu proveedor de los suministros de tu oficina, negocio o empresa, podemos ser quien te ayude a revisarlos, organizarlos y mantener el control de los mismos, si necesitas algo en particular lo conseguimos y te lo entregamos en tu domicilio.

!! Contactamos para nosotros tus comentarios son lo mas importante para nosotros !!