!!Por que es importante contar con una Gestión Documental...
Porque es hoy día muchas empresas ya sean pequeñas, medianas
y grandes no cuentan con un proceso de Gestión de Documentos establecido
correctamente para una fácil operación en sus procesos administrativos.
En ocasiones sobre todo en las empresas pequeñas o que están
iniciando sus documentos están repartidos entre el bolsillo del empresario, la
guantera del coche, el asiento de detrás, la mesilla de noche, los cajones de
la mesa del gerente, sobre las mesas y en un sin fin de lugares de difícil
descripción.
Es por eso que es necesario contar con Soluciones Logísticas
en Documentos, con el fin de agilizar sus procesos administrativos de las
empresas, como inicio del proceso se
debe tener asignando un lugar donde depositar todos los documentos que llegan a
la empresa. La idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y
localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados, posteriormente
debemos comenzar a realizar la aplicación de una estrategia para el control de
los documentos, primeramente organizar por prioridad de cada documento para la
operación, asignando una posición para identificarlo ya sea con un folio o un
código de barra para que su localización ya sea de forma física o electrónica,
la forma de identificación de cada documento dependerá de las necesidades de
cada cliente.
También podemos obtener la información mas importante de
cada documento que nos puedan servir para utilizarlos en actualizaciones
masivas para las consultas WEB para los clientes que que así lo requieren.
Cabe mencionar que el contar ya con un control de documentos
si alguien quiere llevarse algún documento, la localización será de forma
rápida, para quien este como responsable del seguimiento de la Gestión de los
Documentos tendrá el control total de la información necesaria para las
operaciones administrativas de la empresa, es importante siempre entregar una
fotocopia. Si se necesita el original el control está definido con un registro
de cada documento con una posición con el fin de de que se integre nuevamente a
su posición inicial del documento, esto genera ahorro de tiempo en la operación
del archivo.
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