Almacenamiento y administración de archivos
Al
utilizar este tipo de servicios, obtendrá de inmediato grandes ahorros ya que
únicamente pagará por el espacio ocupado por sus archivos, reduciendo con esto
el pago de espacios innecesarios la cual puedes utilizar de una mejor forma que
genere utilidad para su negocio, así como el pago de personal dedicado para su
administración.
Consultas de archivo
El procedimiento para llevar acabo consultas al archivo en resguardo podrá
ser tan variada como los mismos requerimientos del cliente.
Actualmente se puede realizar a su disposición diversos tipos de servicio
como lo son:
Consulta en nuestras instalaciones
Consulta en las instalaciones del solicitante
Consulta en las instalaciones de un tercero.
Consulta vía electrónica.
Todos estos servicios podrán ser llevados a cabo por expediente, caja o
conforme a sus requerimientos. Siempre con un registro de quienes son los
solicitantes de acuerdo con lo acordado de los clientes.
El procedimiento es mediante solicitud de servicio escrita firmada por
personal autorizado para tal efecto, en el que se da a conocer la información requerida,
así como la forma de la consulta, la cual previa verificación de las firmas
autorizadas para solicitar la misma, procederá a la búsqueda de su archivo.
El archivo requerido, estará disponible en el lugar
que señale el cliente de acuerdo a las políticas contratadas.
Recepción de archivo
Los
procesos para una recepción adecuada de su archivo, es el determinar y
sustituir las cajas que no permita su adecuado almacenaje o bien que
ponga en riesgo la integridad de su archivo.
Para
tal efecto, C&S Logistics ponemos a su disposición cajas de archivo
especialmente diseñadas para la adecuada conservación y manejo de la
información.
Ingreso de archivo
Los
procesos para realizar el ingreso a sus instalaciones se llevan a cabo por
medio de codificaciones en códigos de barras para cada ingreso y controlar de
forma correcta su archivo, de esta forma se realizan una búsqueda inmediata de
el lugar y posición donde se encuentra toda la información.
Envío y
recolección de archivo
Para el envío y recolección
de sus archivos, estas empresas cuentan con el equipo de transporte y personal
altamente capacitado para
hacer este proceso un movimiento ágil seguro, con la tranquilidad de que podrá
usted recibir su archivo en la comodidad de sus instalaciones o bien, liberar
su espacio productivo en un tiempo satisfactorio.
Destrucción
Para la
destrucción de archivos, las administradoras le ofrece asesoría especializada
en organización y depuración documental, ayudándolo a seleccionar los archivos útiles que por disposiciones de ley son
obligatorios conservar, así como todos aquellos archivos históricos que por
requerimiento propio sea necesario conservar.
Así
mismo se programan de manera coordinada las destrucciones de los archivos que
han cumplido su vida útil, dejando constancia de este acto y de ésta forma,
reducir con ello su costo de almacenaje y custodia.
En caso
de ser requerido por circunstancias particulares, el proceso de destrucción
podrá ser llevado a cabo ante la presencia que las empresas lo requieran, quien
dará fe de dicho acto y certificará el mismo mediante el acta correspondiente.
Sistemas de Seguridad
Para el adecuado resguardo de su valioso
archivo, las instalaciones de las administradoras cuentan cotas las medidas de
seguridad necesarias como:
Sistemas contra incendio.
Alarma contra incendios que se monitorea las 24 hrs del día
Vigilancia las 24 hrs del día
Sistema de CCTV digital con grabación y acceso por Internet
Programa de fumigación mensual, que prevé el surgimiento de plagas dañinas
para su archivo.
