Sin procesos no existen las mejores soluciones

Actualmente las empresas y/o negocios presentan diversos problemas en su administración y sus operaciones, que son muchas veces los causantes de sus altos costos y malos servicios.

Esto porque NO cuentan con procesos definidos para cada área y su operación, esto con el tiempo crea que siempre se trabaje de la misma forma por mucho tiempo pensando que es la correcta, al NO contar con procesos definidos y no se capacite a los empleados a realizar sus actividades de forma que cumplan con su objetivo, teniendo en cuanta que siempre es difícil el proceso del cambio cuando por mucho tiempo se trabajo de la misma forma, Pero vale la pena!!!

Los procesos es una forma de poder identificar de forma inmediata cuando se presenta un problema o algún desvió en las operaciones, por lo que se puede aplicar de forma inmediata una corrección al problema para posterior ser analizado el problema y solucionarlo de raíz para no afectar a las operaciones de la empresa y/o negocio y principalmente a los clientes.

Un aspecto importante es que los operarios no están bien capacitados en su labor. Son considerados como personas que están muchas veces a realizar solo su tarea. Pero que les falta experiencia en su rubro. Esto produce que la productividad no sea realizada de forma eficiente y eficaz, porque no existen procesos definidos para los operarios de forma correcta o funcional y de capacitación para su desarrollo.

ANÁLISIS DE PROBLEMAS

Primero deben analizarse todos los problemas de las distintas aéreas de administración de la empresa y/o negocio en un cuadro donde se nos muestre que las empresas no crecen tan rápido como quisieran porque no se dan cuenta del problema que genera no contar con procesos establecidos en las operaciones y administración.

Hagan un cuadro simple de los problemas y su afectación a los servicios, esto les permitiría iniciar a evaluar donde y como producir soluciones. Esto no quiere decir que sea de manera inmediata dado que las operaciones en muchas ocasiones son complejas y esto se llevaría un buen tiempo, pero sabemos que esto traerá beneficios en un futuro para su empresa y/o negocio.

CONCLUSIONES

Crea un flujo de la operación de cada área, con el apoyo de los empleados esto puede ser muy sencillo dado que ellos conocen todo lo referente a su actividad.

Mapeo de Proceso:  mapea cada actividad y veras de forma inmediata como y porque tienes problemas en tu empresa y/o negocio, también podrás darte cuenta que tan largas son las operaciones que hoy realizas y pensando en ese momento como podrías automatizar todo, te darás cuenta de que estas gastando en lo que no es tan importante y que lo más importante es que puedes aplicar la mejora continua día a día para ofrecer un mejor servicios a tus clientes, buscando la satisfacción de sus necesidades y superándolas cada día.

Es por eso que el contar con procesos definidos es la ventana a tu empresa y/o negocio. Si no los tienes créalos te ayudara!!!  No esperes más…

Baja los costos de Operación de tu Empresa y/o Negocio

En las empresas chicas, el desvio de rentabilidad o altos costos se debe a la falta de formalizacion de los procesos del negocio, los cuales no se limitan únicamente a los procedimientos del "área de producción", señala bruno Blackmore Sanchez, gerente de Investigación de Fraudes de la firma de consultoria Ernst & Young, quien añade: "Para reducir gastos es importante analizar los procesos de diferentes áreas y estar abiertos a perfeccionar los, porque siempre hay alternativas para mejorar".

En la mayoría de las empresas, los costos mas elevados son considerados estratégicos: la nomina y los costos de producción. mientras que los costos de operación, al representar solo entre 10 y 15% de los ingresos de una empresa, no son vistos como un rubro del que pudiera derivarse un ahorro considerable. "Nada mas falso", dice perales, "pues una reducción del 20% en los gastos operativos de una empresa puede incrementar sus ingresos netos hasta en un 40 por ciento".

Viáticos, impresiones, tarjetas de presentación, papelería, cafetería, insumos de limpieza, mensajería, comidas, regalos corporativos y todo lo que se requiere al interior de una empresa para que funcione, son algunos costos de operación que se encuentran esparcidos en diversas áreas de una empresa. Por lo tanto, asegúrate de que el dinero se utilice correctamente, sobre todo, en las áreas relacionadas con el funcionamiento de tu negocio en donde no se registran ingresos, sino solo egresos, como administración, seguridad, logística, telecomunicaciones y recursos humanos.

La reducción de gastos tiene como objetivo final maximizar recursos y lograr mayor eficiencia en una empresa. Aquí los primeros pasos para iniciar este proceso:

1. Conoce tus costos de operación y piensa que reducirlos tendrá un beneficio inmediato en tus estados de resultados.

2. Define tus necesidades, es decir, establece que requiere tu negocio y en que áreas crees que gastas de mas.

3. Observa el mercado. Recuerda que debes satisfacerlo y quizá haya cosas que puedas mejorar del interior hacia afuera.

Antes de involucrarte en un proceso de maximizacion de recursos también tienes que entender en que consiste cada gasto. Para ello, platica con el responsable de cada una de las áreas que intervienen en la operación para justificar y describir el beneficio de los egresos. Apóyate en las siguientes preguntas.

Antes de involucrarte en un proceso de maximización de recursos también tienes que entender en qué consiste cada gasto. Para ello, platica con el responsable de cada una de las áreas que intervienen en la operación para justificar y describir el beneficio de los egresos. Apóyate en las siguientes preguntas.

¿En que se invierte el dinero?

¿Cual es el objetivo que se busca?

¿Como se beneficia tu empresa y/o negocio?

Una vez entendido el gasto, el siguiente paso el delegar la responsabilidad del proceso la dirección de finanzas o a la dirección en general. Los titulares de estos departamentos serán encargados de revisar área por área en que se invierten los recursos. Otra herramienta útil es contar con las estadísticas semanales o mensuales del área de compras.

Para reducir los gastos no hay reglas generales. Por el contrario, "cada caso es diferente y cada proceso es un caso". No puedes aplicar un ahorro o reducción de determinado material en toda la empresa, porque tal vez afectes a tus vendedores o clientes. Esto a largo plaza es contraproducente.

Visión del ahorro

Unos de los principales problemas en las empresas es la resistencia al cambio. "Existen usos y costumbres arraigadas que con el paso del tiempo se convierten en mitos: 'esto se puede' o 'siempre se ha hecho asi', sin los típicos tabúes".

La idea de que tus proveedores son parte de tu equipo de trabajo es cierta, pero ojo, ellos también están en un mercado competitivo, desean vender y, por lo tanto, ven por sus intereses. !Atención! muchas veces se compra por costumbre y quizá los precios no son tan competitivos. Así que evalúa el mercado para trabajar solo con ellos que te ofrezcan calidad y bien precio.

 Típicos errores

• Ver al mercado como único factor que afecta la rentabilidad de tu negocio, sin tomar en cuanta razones internas.
• No reconocer que toda empresa puede mejorar y hacer mas eficientes sus procesos.
• No poner atención a los gastos de operación y considerarlos a todos como necesarios e imposibles de reducir.
• Hacer algunos gastos y compras leyes no escritas y no debatibles para su modificación.

Tips para economizar

• Realiza compras mensuales o anuales al mayoreo. Estos evitara desvíos de recursos diaria o semanalmente a través de la caja chica.
• Afiliate a algún club de precios para economizar. Recuerda que si compras a escala puedes obtener mejores ofertas.
• Inscribite en un sistema de intercambio empresarial, en donde puedas pagar en especie algunos productos y servicios que tu empresa utilice como insumos de operación.
• Aprovecha los espacios dentro de tu empresa, negocio u oficina, siempre y cuando los empleados no se encuentren incómodos.
• Analiza la posibilidad de adquirir o renovar maquinaria, vehículos o  computadoras por medio de arrendamiento.